Es ist die erste Frage jeder Nebenkostenabrechnung – und die, an der die meisten Abrechnungen scheitern: Welche Kosten darf ich überhaupt auf den Mieter umlegen? Die Antwort steht nicht im Mietvertrag und nicht im Bauchgefühl, sondern in der Betriebskostenverordnung (BetrKV).
Die Grundregel: zwei Hürden, nicht eine
Damit Sie eine Kostenposition umlegen dürfen, müssen beide Bedingungen erfüllt sein:
- Die Kostenart steht im Katalog des § 2 BetrKV (oder ist eine „sonstige Betriebskostenart“, die konkret benannt wurde).
- Die Umlage ist im Mietvertrag vereinbart. Ohne Vereinbarung trägt die Betriebskosten grundsätzlich der Vermieter (§ 556 Abs. 1 BGB).
Diese zweite Hürde wird ständig übersehen. Eine Kostenart kann völlig korrekt in der BetrKV stehen – wenn Ihr Mietvertrag sie nicht als umlagefähig vereinbart, dürfen Sie sie trotzdem nicht abrechnen. Das ist einer der häufigsten Gründe, aus denen Mieter eine Abrechnung erfolgreich angreifen.
Die 17 Betriebskostenarten im Überblick
§ 2 BetrKV zählt abschließend auf, was Betriebskosten sind:
- Grundsteuer – die laufende öffentliche Last des Grundstücks.
- Wasserversorgung – Verbrauchskosten, Grundgebühren, Zählermiete, Wartung.
- Entwässerung – Abwasser und Niederschlagswasser.
- Heizung – Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung, Messdienst. Achtung: Diese Kosten unterliegen der Heizkostenverordnung und dürfen nicht einfach nach Fläche verteilt werden.
- Warmwasser – ebenfalls nach Heizkostenverordnung.
- Verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen.
- Aufzug – Betriebsstrom, Wartung, Notrufsystem.
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung.
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung.
- Gartenpflege.
- Beleuchtung – Allgemeinstrom für Flure, Keller, Außenanlagen.
- Schornsteinreinigung.
- Sach- und Haftpflichtversicherung – Gebäude-, Haftpflicht-, Elementarversicherung.
- Hauswart – aber nur der Anteil für Betriebstätigkeiten, nicht für Reparaturen oder Verwaltung.
- Gemeinschaftsantenne / Breitbandnetz.
- Einrichtungen für die Wäschepflege.
- Sonstige Betriebskosten – nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind. Ein pauschaler Verweis auf „sonstige Betriebskosten“ genügt nicht.
Das gehört nicht in die Abrechnung
Genauso wichtig wie der Katalog ist die Negativliste. Nach § 1 Abs. 2 BetrKV sind ausdrücklich keine Betriebskosten:
- Verwaltungskosten – Kontoführung, Steuerberater, Verwaltervergütung, auch der Aufwand für die Abrechnung selbst.
- Instandhaltung und Reparaturen – auch kleine. Hier liegt die feinste Grenze: Die laufende Wartung (z. B. jährliche Thermenwartung) ist umlagefähig, die Reparatur derselben Therme nicht.
- Instandhaltungsrücklage – bei einer Eigentumswohnung müssen Sie diesen Posten aus der WEG-Hausgeldabrechnung herausrechnen.
- Leerstandskosten – die trägt der Vermieter.
- Bank-, Mahn- und Portokosten für die Abrechnung.
Der Sonderfall Eigentumswohnung
Wenn Sie eine Eigentumswohnung vermieten, bekommen Sie einmal im Jahr die Hausgeldabrechnung der WEG. Diese ist nicht Ihre Nebenkostenabrechnung. Sie ist die Grundlage dafür – und enthält in aller Regel Posten, die Sie nicht umlegen dürfen: Verwaltervergütung und Instandhaltungsrücklage stehen praktisch immer drin.
Ihre Aufgabe ist es, die Hausgeldabrechnung Position für Position in „umlagefähig“ und „nicht umlagefähig“ zu zerlegen und nur den umlagefähigen Teil weiterzugeben.
Excel-Vorlage statt Formel-Frickelei (in eigener Sache)
Wer sich die Formeln sparen will: AbrechnungFertig ist eine Excel-Vorlage, die Verteilerschlüssel, 50/70-Split, CO₂-Stufenmodell und Mieterwechsel automatisch rechnet – entwickelt und real im Einsatz an der eigenen vermieteten Wohnung des Betreibers dieser Seite.
Hinweis: AbrechnungFertig ist ein eigenes Produkt des Betreibers dieser Website – kein Affiliate-Link.
Die vier Positionen, an denen es meistens kracht
Aus der Praxis: Diese vier Kostenarten stehen zwar im BetrKV-Katalog, werden aber besonders häufig ohne wirksame Vereinbarung im Mietvertrag angesetzt – und sind damit angreifbar:
- Grundsteuer
- Sach- und Haftpflichtversicherungen
- Hauswart
- Gartenpflege
Bevor Sie diese Posten in die Abrechnung schreiben: Schauen Sie in den Mietvertrag. Steht dort nichts von umlagefähigen Betriebskosten nach BetrKV, tragen Sie sie selbst. Mehr dazu in unserem Beitrag Nebenkostenabrechnung anfechten: Die 7 häufigsten Gründe.
Und dann kommt das Rechnen
Ist geklärt, was umlagefähig ist, folgt die zweite Frage: wie wird verteilt? Der gesetzliche Regelfall ist die Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB), aber für einzelne Kostenarten sind andere Schlüssel sinnvoll oder vorgeschrieben – Personenzahl bei Müll, Verbrauch bei Wasser, und bei Heizung zwingend der 50/70-Split nach Heizkostenverordnung.
Wie das Schritt für Schritt geht, steht hier: Nebenkostenabrechnung selbst erstellen: Schritt für Schritt.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Für die Prüfung von Einzelfällen wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt oder eine Eigentümerschutzvereinigung.